Kako osredotočiti svojo ekipo na produktivne naloge


Kredit za slike: Jacob Lund / Shutterstock

Vstopili smo v svet, kjer bodo talenti vedno redki. Ena od vaših najpomembnejših prednostnih nalog za leto 2019 bi morala biti izdelava konkretnega načrta za prepoznavanje in odpravljanje dejavnosti, ki jih zaposleni ne bodo opravljali leta 2020, tako da se lahko vaši vrhunski talenti osredotočijo na stvari, ki so pomembne.

Srečno 2019! Verjetno ste bili zabrisani s členi o najboljših trendih in napovedih za leto 2019. Verjamem, da so se pogoji poslovanja razvili v svet stalnih pomanjkanj talentov. Ker podjetja postajajo vse bolj digitalna, so kvalificirani programerji v veliko povpraševanje. Morate vlagati v privabljanje in ohranjanje talentov svetovnega razreda, vendar bo le še težje.

Zato morate v letu 2019 vlagati tudi v zagotavljanje, da vaši obstoječi talent dela tisto, za kar ste jih najeli. Karkoli drugega je zapravljanje vaših virov. Vendar zelo malo organizacijskih voditeljev dejansko vzame čas, da zapišejo načrt, ki jasno opredeljuje in usmerja dejavnosti, ki jih v tem času ne boste delali leta 2020. Čeprav se zdi nasprotno, je treba ugotoviti, kako narediti manj, da je eden od vaših najpomembnejših prednostnih nalog v letu 2019. Kako naj gre za „manj?“

Začnite z vsakodnevnimi operacijami

Morda se zdi očitno, toda vsakodnevne operacije so, kjer zaposleni preživijo večino svojega časa. Poglejte okoli sebe na vsakodnevne dejavnosti, ki jih opravljajo zaposleni. Zagotavljam vam, da boste našli na ducate priložnosti, da spremenite, kaj zaposleni počnejo vsak dan. Tu so tri področja:

1. Odpravite nepotrebne naloge

Očitno je, če lahko popolnoma prenehate opravljati določene dejavnosti, to je lahka zmaga. Vendar upam, da vaši zaposleni delajo predvsem na stvareh, ki so potrebne za poslovanje, in da ni veliko dejavnosti, ki bi jih morali odpraviti.

2. Oddajajo nestrateške naloge

Kadar je mogoče, oddajte nebistvene dejavnosti zunanjim izvajalcem. Upravljanje z ugodnostmi in podpora IT službe za pomoč uporabnikom verjetno niso dejavnosti, ki razlikujejo vaše izdelke od strank. Če tega še niste storili, razmislite o oddajanju nekaterih od teh nalog zunanjim izvajalcem, da boste ljudi sprostili, da bodo delali na pomembnih stvareh.

3. Vlagati v avtomatizacijo procesov

Računalniki zmagujejo pri Jeopardy, diagnosticirajo bolezni in vozijo avtomobile. Z avtomatiziranimi osnovnimi procesi lahko zmanjšate stroške za 50 odstotkov ali več. Še pomembneje je, da boste odvrgli zastarele poslovne prakse, osvobodili zaposlene iz dolgočasnih, ročnih nalog in jim omogočili, da se osredotočijo na delo, ki je pomembno.

Primeri uporabe

Ko pregledate svoje operacije, je ponavadi enostavno hitro najti možnosti, kjer avtomatizacija poslovnih procesov zmanjšuje delo in prihrani čas. Nekaj ​​primerov strank, s katerimi sem sodeloval:

  1. Šolski okraj K-12 je ugotovil, da so učitelji izgubljali čas, ko so preganjali nadzornike. Na primer, iskanje odobritve za načrtovano potovanje ali zahtevo za nakup. Poceni, avtomatizirana rešitev je odpravila ta zamuden korak in učitelji zdaj porabijo več časa za poučevanje.

  2. Medicinska praksa je digitalizirala njene najpogostejše oblike vnosa pacientov. Pacienti zdaj elektronsko posredujejo informacije. Uradnemu osebju ni več treba preverjati, ali so na voljo napake, zdravniki pa dobijo zelo pomembne 2-4 ure na teden, ker ne čakajo na dokumentacijo. To pomeni, da zdravniki več časa skrbijo za paciente.

  3. Pri neodvisnem ponudniku je novi paket za najemnino narasel na 40 izdelkov zaradi regulativnih zahtev. Dve uri je bilo treba dokončati, kadri pa so morali vse preveriti, ponovno vnesti podatke v sisteme in datoteke W-4 in I-9. Elektronski postopek je to zmanjšal na samo 30 minut. Zdaj se HR osredotoča na to, da bo nov najem produktiven.

  4. Gradbeno podjetje je ugotovilo, da so bila naročila daljša. To je zato, ker so ljudje uporabili napačne številke delov ali cene enot – informacije, ki so v elektronski obliki na voljo v sistemu SQL. Zdaj imajo avtomatiziran proces PO, ki se poveže s SQL, ga napolni in odpravi napake. Posledično zaposleni ne čakajo na dele in projekti bodo hitrejši.

Zveni znano? Vsepovsod sem videl primere, kot je ta, in vaša organizacija verjetno ni izjema. Vem tudi, da je skoraj nemogoče spremeniti, razen če vi, kot vodja organizacije, to izrecno določite kot prednostno nalogo.

Poceni, preprosta orodja so že na voljo

Sodobna delovna programska oprema omogoča avtomatizacijo procesa dostopno vsem. O vizualnih platformah z nizko kodo sem že pisal, kar omogoča enostavno avtomatizacijo brez najemanja dragih programerjev. Ni razloga za čakanje in dolgujete si sami, da začnete danes.

Zaključek

Vojna za talente je resnična in trajna – zmagovalci bodo tiste organizacije, ki lahko privabijo, obdržijo in izkoristijo talent, ki jim je na voljo. Nehajte zapravljati čas zaposlenih na ročnih postopkih z rešitvami.

Avtomatizacija procesov z uporabo moderne, vizualne platforme ima potencial za spremembo igre za vašo organizacijo. Če ste pametni, boste prihranke ponovno vložili v digitalne pobude, da boste lahko še naprej izkoriščali prednosti digitalne preobrazbe.

Ashish Deshpande

CEO na frevvo Inc. Pomoč podjetjem pri doseganju operativne učinkovitosti z dinamično avtomatizacijo obrazcev in delovnih procesov. Doktorat na univerzi Yale

Kot ta članek? Prijavite se za večjo vsebino.

Bodite del Business.com

Ste že član?
Prijaviti.

Radi bi slišali vaš glas! Prijavite se za komentiranje.