8 osnovnih pravil o vodenju evidenc za samozaposlene


Ko ti začnite podjetje, vodenje odličnih evidenc verjetno ni na vrhu vašega seznama opravkov. Večina novih podjetnikov je tako osredotočena na iskanje kupcev in ustvarjanje prihodka, da vse drugo zasede nazaj.

Ne glede na to, ali želite voditi evidenco ali ne, je to ena najpomembnejših odgovornosti, ko ste samozaposleni. Uspeh vašega podjetja je odvisen od načina upravljanja podatkov, obračunavanja finančnih transakcij ter shranjevanja in pridobivanja vaših zapisov.

8 nasvetov za podjetnike, da vodijo dobro evidenco

  1. Ločite svoje podjetje od osebnih stroškov

  2. Pridobite ločen bančni račun za svoje podjetje

  3. Poiščite računovodski sistem, primeren za vaše podjetje

  4. Imejte rezervni načrt

  5. Za poenostavitev davčne priprave uporabite evidenco

  6. Vedno dobite potrdila o poslovnih stroških

  7. Vedeti, kako dolgo hraniti poslovne evidence

  8. Poiščite pomoč strokovnjaka

Sledite tem osmim pravilom o vodenju evidenc, da ostanete skladni z IRS in bolje razumete svoje podjetje zdaj in v prihodnosti.

1. Ločite svoje podjetje od osebnih stroškov

Za pravilno sledenje denarja, ki se giblje v vašem podjetju in iz njega, je treba vse finančne transakcije hraniti v svojem računovodskem zapisu. Ta ločitev je nujna, da lahko preprosto spremljate napredek svojega podjetja, načrtujete prihodnost in ustvarjate računovodske izkaze za določeno obdobje, na primer mesečno ali letno.

Če želite sodelovati s partnerji in investitorji ali prodati svoje podjetje, bo nujno potrebna pravilna finančna evidenca in poročila. Poleg tega potrebujete dobre evidence za natančno pripravo zveznih, državnih in lokalnih davkov.

Brez ustreznega sistema vodenja evidenc je sledenje podrobnosti vašega podjetja in spoštovanje zakona lahko skoraj nemogoče.

Vodenje natančnih poslovnih podatkov vam omogoča, da prepoznate vire dohodka, sledite davčno priznanim odhodkom in pripravite različne davčne napovedi. Izhodišče je, da je brez ustreznega sistema vodenja evidenc sledenje podrobnosti vašega podjetja in spoštovanje zakona lahko skoraj nemogoče.

2. Pridobite ločen bančni račun za svoje podjetje

Najlažji način, da vaše osebne in poslovne transakcije ločite, je, da imate bančni račun samo za svoje podjetje. Tu boste vložili poslovne prihodke in dvignili vse poslovne stroške.

Zavedajte se, da je večina poslovnih računov zasnovana za obravnavo velikega števila transakcij. Ponujajo tudi različne storitve, kot so kreditne linije in računi, ki stanja preko določenega zneska premaknejo na ločen račun.

Najlažji način, da vaše osebne in poslovne transakcije ločite, je, da imate bančni račun samo za svoje podjetje.

Dodatne storitve poslovnega bančništva imajo relativno visoke mesečne pristojbine v primerjavi z osebnim čekovnim računom, ki je lahko brezplačen. Torej, če si samo ustanovite podjetje ali nimate veliko poslovnih transakcij, se lahko odločite za drugi osebni čekovni račun v svoji obstoječi banki. Tudi če račun tehnično ni v imenu vašega podjetja, ga lahko uporabite le za podjetja.

Druga možnost za samoprevoznike, ki imajo običajno malo poslovnih transakcij, je, da za svoj posel uporabite svoj obstoječi osebni preverjalni račun, vendar je treba natančno označevati poslovne elemente. To počnem. Obstaja eno opozorilo – če niste natančno opredeljeni pri poslovnih transakcijah, ta metoda ni za vas.

Enako velja za uporabo kreditne kartice v poslovne namene. V imenu vašega podjetja lahko zaprosite za kartico, da te stroške popolnoma ločite. Lahko pa kupite poslovne predmete na osebni kreditni kartici, če se prepričate, da so pravilno označeni.

Transakcije z mojimi bančnimi in kreditnimi karticami se samodejno uvozijo v knjigovodsko programsko opremo, kjer jih redno dodelim kategorijam. Vsi poslovni prihodki in odhodki so jasno označeni, tako da lahko hitro vodim poslovna poročila in sem v koraku z davčnimi postavkami.

3. Poiščite računovodski sistem, primeren za vaše podjetje.

Ko govorim o knjigovodstvu, priporočam, da vsak lastnik podjetja uporablja računalniški sistem. Če začnete kot solopreur ali majhno podjetje z nekaj zaposlenimi, verjetno potrebujete preprost program. Ko vaše podjetje raste, ga lahko razširite, če potrebujete dodatne funkcije, na primer podrobnejše sledenje in poročanje.

Freshbooks je sistem in aplikacija v oblaku za vsako majhno podjetje, ki vam omogoča avtomatizacijo nalog, kot so izdajanje računov, organiziranje stroškov, sledenje časa, sprejemanje plačil in spremljanje s strankami. V paket za zagon se lahko vpišete za približno 10 dolarjev na mesec.

Večina računovodskih programov za mala podjetja je enostavna za uporabo, tudi če niste računovodja.

Quickbooks je robustna namizna ali oblačna programska oprema, ki je na voljo v različnih različicah izdelkov. Primerno je za mala in srednje velika podjetja. Hitre knjige lahko rešijo katero koli nalogo, vključno s pripravo proračuna, sledenjem sredstev, zalog, davkom na promet in sledenjem avto kilometrov. Cene se gibljejo od 7 dolarjev na mesec do različice programske opreme vrhunske tehnologije z veliko prilagodljivosti za nekaj več kot 1000 dolarjev.

Večina računovodskih programov za mala podjetja je enostavna za uporabo, tudi če niste računovodja. Običajno omogočajo nalaganje slik prejemkov in dokumentov ter samodejni uvoz podatkov iz finančnih institucij.

Preden opravite velik nakup programske opreme, se prepričajte, da bo program kos vsem vašim potrebam, kot so obračunavanje za projektni čas, pobiranje in plačilo lokalnega davka na promet, več uporabnikov in sprejemanje plačil v spletu.

4. Imajte rezervni načrt

Ena od prednosti uporabe sistema v oblaku namesto nameščanja programske opreme na lokalni računalnik je, da je manj verjetno, da boste izgubili podatke. Spletni programi se samodejno posodabljajo in shranjujejo v ozadju. Poleg tega lahko do poslovnih evidenc dostopate od kjer koli, kjer imate internetno povezavo.

Slaba stran spletnega računovodskega sistema je, da morate za dostop do svojih podatkov plačevati mesečno pristojbino. Če nimate dostopa do interneta, ne morete dobiti svojih podatkov.

S programsko opremo opravite enkraten nakup, nato pa imate v lasti program in podatke, ki ste mu jih dodali. Bodite prepričani, da varnostno kopirate kakršno koli programsko opremo za knjigovodstvo z ločenim trdim diskom ali z oddaljenim strežnikom, kot je Amazon S3. Zaradi tega je manj verjetno, da bo zaradi napake v računalniku ali programske napake izgubil poslovne podatke.

5. Za poenostavitev priprave davkov uporabite evidenco

Kot sem že omenil, je za pravilno vložitev in plačevanje različnih vrst zveznih, državnih in lokalnih davkov ključnega pomena dobra poslovna evidenca. Vsako podjetje mora plačevati dohodnino, nekatere pa morajo plačevati dodatne vrste, na primer ocenjeno četrtletno dohodnino, davek od samozaposlitve, prometni davek in davek na zaposlitev. Če ne odmerite dovolj dohodka za plačilo davkov, je pogosta napaka, ki jo naredi veliko novih samoprevoznikov in malih podjetij.

Ko delate zase, ste odgovorni za plačilo 100% svojega davčnega računa.

Ne pozabite, da ko ste zaposleni, se vsi vaši davki, vključno z zveznim in državnim dohodnino, socialno varnostjo in Medicare, odtegnejo z vaših neto plač. Poleg tega vaš delodajalec plača del njih za vas. Ko pa delate zase, ste odgovorni za plačilo 100% svojega davčnega računa.

IRS vam omogoča, da izberete kateri koli sistem vodenja knjig, ki vam je všeč, če jasno prikazuje vaše prihodke in odhodke. Številni računalniški sistemi vključujejo možnost izdaje davčnih obrazcev prodajalcem in vodenje računovodskih poročil ob koncu leta.

6. Vedno dobite potrdila o poslovnih stroških

Čeprav ste samozaposleni, pomeni, da ste odgovorni za plačilo več davkov kot zaposleni, pa je treba izplačati veliko odbitkov. Davčna olajšava zmanjša znesek vašega obdavčljivega dohodka, kar zniža znesek zveznega in državnega davka, ki ga morate plačati.

Če bo IRS revidiral katero koli od vaših davčnih napovedi, boste morda morali natančno pojasniti, kako ste izračunali plačani davek.

Toda dokaz, da imate veljavno davčno olajšavo, je na vas. To pomeni, da morate hraniti spremne dokumente, na primer prejemke, račune in plačila zaposlenim. Vendar lahko te ključne dokumente shranite digitalno, namesto v papirne zapise, če želite.

Če bo IRS revidiral katero koli od vaših davčnih napovedi, boste morda morali natančno pojasniti, kako ste izračunali plačani davek. Torej, kadar koli opravite poslovni strošek, se prepričajte, da na papirju označite potrdilo o papirju ali dodate opis, s katerim si boste lažje zapomnili njegov poslovni namen.

Na splošno IRS sprejema izpiske kreditnih kartic kot dokaz o zahtevkih za odhodke. Čim več podrobnosti imate v sistemu vodenja evidenc, tem bolje. Poskusite se spraviti v navado, da fotografirate potrdila in jih naložite v računalniški program ali jih shranite v spletni sistem za vlaganje podatkov. S popolnim naborom papirja ali elektronskih zapisov bo revizija poslovnega davka hitrejša in se izognila kazni.

7. Vedeti, kako dolgo hraniti poslovne evidence

Poleg vodenja dobre poslovne evidence morajo podjetniki poznati pravila za njihovo vodenje. Po IRS je treba davčne napovedi za mala podjetja na splošno hraniti tri leta, z naslednjimi izjemami:

  • Če imate zaposlene, hranite evidence štiri leta

  • Če premalo prijavljate dohodek, vodite evidenco šest let

  • Če zahtevate izgubo zaradi vrednostnih papirjev ali slabih terjatev, vodite evidenco sedem let

  • Če vložite goljufivo vračilo, hranite zapise v nedogled

Namesto da se obesite na različna obdobja hrambe, priporočam, da zajemate vse podlage, tako da hranite vse poslovne finančne evidence sedem let. Če jih digitalizirate, jih je enostavno shranjevati v nedogled na trdem disku ali v oblaku shranjenem sistemu. Če dobite revizijo, lahko IRS sprejme elektronske zapise iz večine programov računovodskih programov.

8. Poiščite pomoč strokovnjaka

Večina lastnikov podjetij bi se morala sestati z davčnim računovodjo ali CPA, da bi razumela davčne zahteve in poiskala pomoč pri vzpostavitvi računovodskega in vodenja računovodskih sistemov. Poiščite tistega, ki pozna vašo panogo ali vrsto dela, ki ga opravljate.

Če nimate časa za vodenje svojih finančnih evidenc, jih lahko mesečno plačuje računovodja ali knjigovodja. Lahko pa plačate računovodji za storitve priprave davka ob koncu leta, kar počnem.

Poleg tega imate lahko druge evidence ali pogodbe, ki jih hranite za pravne namene. Pri odvetniku lahko preverite zakonske zahteve in zastaralne roke v vaši državi.

Kot številne administrativne naloge, povezane s poslovanjem podjetja, je tudi za upravljanje knjig in vodenja knjig potrebna disciplina. Kljub temu, da morda ne boste uživali, če boste upoštevali ta pravila, boste ostali brez težav, prihranili čas za davke in nemoteno delovanje skozi celo leto.

PRIDRUŽITE SE DENARNEMU RAZGOVORU

Če se želite povezati v družbenih medijih, boste našli Money Girl na Facebooku in Twitter. Ne zamudite finančnega utripa – naročite se na podcast Money Girl na Apple Podcasts, Spotify ali Stitcher, da boste prejeli vsako novo tedensko epizodo. Prijavite se na brezplačno glasilo Money Girl, da boste finančne nasvete dostavili neposredno v vašo mapo »Prejeto«.